¿Cómo organizar la asamblea en este año 2021? Teniendo el cuenta el código de comercio en su artículo 424 indica las condiciones del periodo en que se deben ejecutarse las asambleas o juntas de socios en Colombia.
¿COMO ORGANIZAR LA ASAMBLEA ESTE 2021?
Las asambleas permiten informar, discutir y planificar acciones futuras de las mismas. Para ello es bueno tener en cuenta detalles propios del evento, que permita una buena organización y feliz término de la misma.
Al momento de empezar a programar la asamblea de nuestra empresa u organización debemos considerar elementos legales como: quien convoca –(en su caso el presidente actual), medios para convocar, (canales internos de la empresa, redes sociales, correo electrónico, whatsapp…) balances fiscales, estado de resultados, balance general, quorum, el acta de reunión entre otros aspectos más.
Jhosval mix producciones te hace las siguientes recomendaciones para que usted y su empresa preparen desde ya una asamblea llena de éxitos 2021.
a continuación te damos los tips si la vas a realizar de manera presencial o virtual.
DE MANERA PRESENCIAL DEBES TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES TIPS.
LUGAR: el número de socios puede exigir un lugar cómodo y amplio que tenga fácil acceso y parqueadero. Buenas instalaciones físicas (eléctricas, ventilación, batería de baños, zona de cocina entre otros)
ALIMENTACION: es útil y recomendable un buen servicio de catering dependiendo del número de asistentes y horario. Es bueno considerar la opción de diferentes gustos y preferencias pensando en bebidas sin azúcar, alimentos tipo veganos, vegetarianos y demás.
AYUDAS AUDIOVISUALES: es bueno ofrecer a los asistentes en general, recurso audiovisual y un asistente técnico que facilite el manejo de estos. Provéase de: video beam (proyector), pantalla led, telón, pc, equipo de sonido, micrófonos en su preferencia inalámbrica de mano o solapa. Realiza pruebas anticipadas de esto. Y por supuesto que este proveedor te pueda garantizar la grabación de audio de todo lo hablado en la reunión y así con esta evidencia poder tener material claro para la elaboración del acta.
PERSONAL DE SERVICIOS: dadas algunas condiciones de gustos y conocimientos de los asistentes se puede recurrir a su propio personal, conserjes de su empresa para la proporción de algunos servicios necesarios.
Y por último no olvidar por estos días de covid 19 las normas y protocolos de bio seguridad los cuales permiten guardar y proteger la salud suya y la de todos sus colaboradores.
DE MANERA VIRTUAL DEBERÁS TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES TIPS
Lo primero debes definir la fecha de la asamblea y con ella el medio virtual por el cual podrás realizarlo entre ellas tienes varias opciones como ZOOM, lo más recomendable es que sea de pago para poder estar conectado todo el tiempo que sea necesario (de manera gratuita no tienes sino solo 40 minutos por reunión) por otro lado plataformas como team de Microsoft, google meet, Skype te dan la posibilidad de conexión ilimitada y grabación.
Para tener en cuenta en la parte técnica del desarrollo de la asamblea:
- Realizar invitaciones vía correo electrónico o WhatsApp
- Deberás tener de manera clara y concisa todos los informes a presentar lo recomendable seria power point o si te da la posibilidad que se realice videos dando el informe mucho mejor.
- Deberás contar con varios formularios, puedes usar Google forms para crearlos. En los cuales tendrás que realizar un formulario de asistencia antes y al final de todo el evento para tener constancia del quorum.
- Formulario de preguntas el cual pueden usar también el mismo chat de la plataforma por ejemplo zoom.
- Formulario para realizar votaciones
- Transmitir por los diferentes canales de redes sociales de la empresa los mas comunes son: Facebook, Instagram y youtube la asamblea, para que los empleados conozcan las decisiones que se van tomando.
- Deberás tener un moderador quien lleve el orden de la asamblea y a la vez también pueda comunicar lo que se dice por el chat de la plataforma y de las diferentes redes sociales.
Y si te parece algo difícil tener a alguna persona o equipo de trabajo a cargo de toda la tarea te contamos que con jhosval mix producciones tienes a disposición una plataforma con la cual podrás tener todo a mano y al instante, donde solo tendrás que estar pendiente de presentar tu informe y que tu moderador solo lleve el proceso tal cual como se hace de manera presencial.
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